HOẠCH ĐỊNH, PLANNING LÀ GÌ? Hoạch định là làm gì?

Hoạch định (PLANNING) là xác định mục tiêu và lập kế hoạch có hệ thống nhằm đạt được mục tiêu-mục đích một cách hiệu quả, với nguồn lực tối ưu nhất. Hoạch định nghiêng nhiều hơn về tư duy, lý trí nhưng phải dựa trên thực tế, hoạch định cũng bao gồm việc tính toán thực thi như thế nào. Một số loại hoạch định thường thấy như hoạch định chiến lược, hoạch định hoạt động sản xuất, hoạch định hoạt động phát triển thị trường, hoạch định tác nghiệp (hoạt động), hoạch định tài chính, hoạch định Marketing (nếu là doanh nghiệp), hoạch định nguồn nhân lực, hoạch định chính sách, hoạch định phát triển…

Mục đích của Hoạch định (PLANNING) là thực hiện được các mục tiêu, mục đích với nguồn lực tối ưu theo những kế hoạch nhất định được xác định trước, để qua đó giám sát, quản lý, cải tiến tốt hơn trong vận hành (thực thi). Sau cùng, hoạch định vẫn là nhằm đạt được mục tiêu, mục đích theo giải pháp tối ưu nhất, không làm tổ chức rơi vào tình trạng hỗn độn, mất phương hướng, tiêu hao nguồn lực.

Hoạch định có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực và tổ chức khác nhau như sản xuất, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, cá nhân, kinh doanh, đầu tư, tài chính, giáo dục, pháp lý…

HOẠCH ĐỊNH, PLANNING LÀ GÌ? ĐỊNH NGHĨA, KHÁI NIỆM VỀ HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định (PLANNING) là việc lập kế hoạch, và xác định các hoạt động sẽ thực hiện để đạt được những mục tiêu chiến lược nếu ở cấp độ chiến lược, mục tiêu thứ cấp nếu ở cấp độ nhỏ hơn. Hoạch định công việc là hoạt động toàn diện, mang tính chiến lược, hướng tới tương lai, có tính chất vận hành thực thi. Hoạch định được thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong tổ chức, công ty. Ví dụ như hoạch định chiến lược, hoạch định kế hoạch Marketing, hoạch định sản xuất, hoạch định phát triển thị trường…

Hoạch định có nghĩa là chủ động nghĩ ra giải pháp và lập kế hoạch, trù tính, lập kế hoạch. Đó là một chiến lược, kế hoạch hoặc ý định, những mưu trước. Hoạch định là việc mà các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức xây dựng một kế hoạch khả thi cho những gì sẽ xảy ra để đạt được các mục tiêu nhất định, dựa trên việc đánh giá-phân tích đầy đủ về bối cảnh, thị trường và tuân theo một số phương pháp hoặc quy tắc. Ví dụ: Hoạch về sự kiện, hoạch định Marketing, hoạch định chiến lược, hoạch định sản xuất, hoạch định phát triển thương hiệu, hoạch định mở rộng thị trường…

Hoạch định là quá trình ra quyết định và lập kế hoạch của doanh nghiệp. Là một người hoạch định, bạn phải hiểu rằng mục đích chính của một công ty là theo đuổi lợi nhuận. Hoạch định cũng có thể được tóm tắt là: cung cấp các giải pháp và chương trình được thiết kế theo nguyên tắc hiệu quả nhằm giúp doanh nghiệp, tổ chức đưa ra quyết định và hành động hợp lý.

Hoạch định là một hoạt động hay tài nguyên toàn diện mang tính chiến lược, sáng tạo và có thể thực hiện được, tập trung vào việc lập kế hoạch tối ưu và ra quyết định có hệ thống cho các hoạt động của tổ chức. Cụ thể, hoạch định có thể bao gồm các nhiệm vụ chủ yếu là phân tích bối cảnh, thị trường, xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược, thực hiện chương trình và đánh giá hiệu quả trước khi mở rộng phát triển.

Hoạch định là quá trình chuẩn hóa khoa học tư duy của những người lãnh đạo công ty và chuyển đổi quá trình chuẩn hóa đó thành các khuôn khổ, trình tự có thể thực hiện được, tương tự như công việc của các kỹ sư kiến ​​trúc trong ngành xây dựng (họ thường sử dụng thuật ngữ Quy hoạch, thuật ngữ này một phần ngầm chỉ hoạt động hoạch định). Tính chất hệ thống và trình tự khuôn khổ lý giải vì sao bên trong chữ hoạch định có chữ “Định”, chữ định vừa mang ý nghĩa của “quyết định” vừa mang ý nghĩa của “quy định”, tức là hoạch định cần có những chuẩn hóa, ràng buộc nhất định để hình thành những bản kế hoạch hiệu quả.

Hoạch định là trù tính, tính toán trước có hệ thống, mang tính khuôn khổ theo kế hoạch nhằm xác định và thực hiện các mục tiêu với những nguồn lực tối ưu nhất. (Định nghĩa này về Hoạch định có thể áp dụng cho cả tổ chức hay doanh nghiệp).

Trong tiếng Anh, Hoạch Định là PLANNING; Còn Hoạch Định trong tiếng Trung Quốc có thể là企划, 策划, 计划, 规划, tùy theo từng bối cảnh sử dụng. Trong tiếng Nhật Bản thì Hoạch định là 企画.  

BÀN SÂU VỀ HOẠCH ĐỊNH THÔNG QUA TRƯỜNG HỢP THỰC TẾ: HOẠCH ĐỊNH TRONG CÁC TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP NHẬT BẢN

Một người bạn của mình thường xuyên làm việc với các công ty Nhật Bản, anh chia sẻ rằng, nhiều công ty của người Nhật có vị trí “Hoạch Định”. Hoạch định là một vị trí rất độc đáo trong các công ty Nhật Bản. Tất cả các công ty Nhật Bản thường sẽ có vị trí này. Các hoạt động công việc liên quan đến hoạch định của họ thường bao gồm Hoạch định kinh doanh, Hoạch định sản phẩm, Hoạch định tài chính, Hoạch định bán hàng.

Các công ty Hồng Kông và Đài Loan chịu ảnh hưởng từ các công ty Nhật Bản và cũng sẽ có vị trí hoạch định.

| NGUYÊN LÝ, NGUYÊN TẮC, PRINCIPLE LÀ GÌ? Nắm bắt rõ ràng về Nguyên lý, nguyên tắc

Ở Trung Quốc, một số ngành cũng có vị trí công việc về hoạch định, chẳng hạn như các ngành bán lẻ, thời trang, quảng cáo và tiếp thị (Mareting), hầu hết đều tiếp thu và học từ các công ty Nhật Bản. Bởi vì các công ty Nhật Bản đã thể hiện xuất sắc trong các lĩnh vực này, họ là tấm gương thành công, chuẩn mựng và mang tính khuôn mẫu về khía cạnh hoạch định, thường được các công ty Trung Quốc học hỏi.

Trong ngôn ngữ Tiếng Nhật có một từ mang ý nghĩa hoạch định gọi là企画, từ này khi được dịch ra tiếng Việt Nam có thể còn mang các ý nghĩa khác như kế hoạch, quy hoạch, lập kế hoạch, trù hoạch, trù tính… Còn khi dịch từ tiếng Nhật của hoạch định (企画) sang tiếng Trung Quốc, thì đó có thể là 计划, 策划, 规划. Trong tiếng Anh, từ Hoạch định là Planning, Có vẻ dễ hiểu, nhưng nếu ai đó nói với bạn rằng anh ta đang Hoạch định, có thể bạn vẫn sẽ phân vân chưa rõ đó là hoạt động gì.

Xin lưu ý thêm rằng, chữ Plan trong tiếng Anh không hoàn toàn được dịch thành “Lên kế hoạch”, “lập kế hoạch”, “kế hoạch”, mà đôi khi còn ngầm chỉ phương án, sơ đồ, dự kiến, dự định, sự bài trí, trù tính, dự kiến…

Sự đa dạng cách hiểu như vậy đã làm cho từ Planning (hoạch định) mang nhiều ý nghĩa sâu xa khác nhau. Trong ví trường hợp thực tế thông qua doanh nghiệp Nhật Bản ở phần, này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu rõ nét về Hoạch Định là như thế nào, ý nghĩa thực sự đằng sau hoạch định (Planning) là gì.

1, Hoạch định = Quản lý hạng mục (quản lý dự án) + Quản lý sản phẩm

Trước tiên, mình chia sẻ với bạn một sự thật ít người biết: Các công ty Nhật Bản không có vị trí quản lý hạng mục. Bộ phận hoạch định chịu trách nhiệm về tình hình chung. Ngoài việc quản lý hạng mục dự án, người này còn chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, xây dựng kế hoạch-phương án và định nghĩa sản phẩm của hạng mục dự án. Điều đó tương đương với giám đốc hạng mục dự án + giám đốc sản phẩm trong các công ty châu Âu và Mỹ .

Người được gọi là giám đốc sản phẩm không cần phải trực tiếp tham gia vào quá trình thiết kế cụ thể của sản phẩm, nhưng họ có trách nhiệm đề xuất và kiểm soát các yêu cầu về sản phẩm cũng như khuôn khổ chung, được gọi theo thuật ngữ chuyên ngành là định nghĩa sản phẩm (Product Definition).

Có hai mô hình quản lý hạng mục dự án ở nhiều doanh nghiệp. Một là hệ thống hạng mục dự án học từ châu Âu và Hoa Kỳ , tức là người giám đốc quản lý hạng mục dự án tập trung vào việc thực hiện, điều phối dự án, họ không tham gia sâu vào thiết kế và chi tiết kỹ thuật của dự án. Mô hình này phổ biến trong ngành sản xuất ô tô và sản xuất điện tử.

Một mô hình khác là hệ thống lập kế hoạch của Nhật Bản , hệ thống này chịu trách nhiệm về cả thiết kế và dự án. Người giám đốc quản lý dự án là kỹ sư trưởng của dự án. Ông không chỉ chịu trách nhiệm thực hiện dự án mà còn trực tiếp đảm nhận việc kiểm soát thiết kế tổng thể cũng như các chi tiết kỹ thuật.

Ví dụ, các giám đố quản lý dự án trong ngành phát triển bất động sản là những người hoạch định. Họ cần lãnh đạo hoặc hỗ trợ hoàn thành các kế hoạch phát triển đất đai, quy hoạch thiết kế kiến ​​trúc, lập ngân sách, v.v., đồng thời phối hợp và quản lý toàn bộ quá trình của hạng mục dự án.

Ưu điểm của mô hình này (theo dạng mô hình của Nhật Bản) là người quản lý dự án không đơn thuần là Merchandiser, mà còn có lợi ích trong việc thúc đẩy dự án. Nhược điểm của mô hình này là người quản lý dự án cần có nền tảng kỹ thuật vững chắc.

| NGUỒN LỰC, TÀI NGUYÊN, RESOURCE LÀ GÌ? Phân tích về Nguồn lực, Tài nguyên

2, Phân chia công việc giữa hoạch định và thực hiện

Dựa trên quan sát và đánh giá về các nhà cung cấp Nhật Bản, cũng như các chương trình đào tạo sản xuất tinh gọn ở nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn của Nhật Bản, có một số điều dưới đây sẽ giúp chúng ta hiểu sâu hơn về hoạch định, cũng như quan niệm quản lý của nhiều công ty Nhật.

Một đặc điểm đáng chú ý của các công ty Nhật Bản là họ thường coi Bản đề xuất hoạch định (Proposal) như một yếu tố quan trọng khi giới thiệu hay đề xuất những vấn đề/khía cạnh (sự vật) mới.

Bản đề xuất hoạch định không chỉ giới hạn ở việc phát triển các dự án mới mà còn bao gồm việc tối ưu hóa, cải thiện nhiều khía cạnh khác nhau trong tình hình hiện tại của công ty, chẳng hạn như đổi mới công nghệ, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giới thiệu các mô hình làm việc và sáng tạo mới, điều chỉnh cơ cấu tổ chức, v.v.

Tuy nhiên, triết lý quản lý của các công ty Nhật Bản lại khác với các công ty nước ngoài ở châu Âu và Mỹ. Có những doanh nghiệp Nhật Bản cho rằng không phải ai cũng có ý tưởng đủ tốt, vì vậy họ có thể phân nhóm nhân viên thành hai kiểu: Nhóm thứ nhất là nhóm có ý tưởng giải pháp, và nhóm thứ 2 là nhóm không có hoặc có rất ít ý tưởng giải pháp.

Những người có ý tưởng tốt thường làm việc ở vị trí hoạch định và chịu trách nhiệm về các vấn đề định hướng (phương hướng) . Những vị trí này đòi hỏi khả năng tư duy sâu sắc, đổi mới, sáng tạo và phối hợp. Nhìn chung, bộ phận hoạch định này có vai trò tham mưu, trù tính, nhưng họ không chỉ dừng lại ở việc tham mưu, mà còn có nhiệm vụ quan trọng là trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn người khác thực hiện các hoạt động công việc.

Đối với nhóm đóng góp ít ý tưởng hoặc không có ý tưởng sẽ là người thực hiện thuần túy. Họ không cần để ý nhiều đến các vấn đề khác, nhiệm vụ chủ lực của họ là thực hiện công việc theo các tiêu chuẩn đã được chuẩn hóa trong quy trình.

Nhiều người có thể sẽ đặt ra câu hỏi, liệu có dễ để tạo ra sự phân công lao động như vậy không?

Không hề dễ, Không, nhiều công ty trên thế giới gặp những khó khăn lớn trong sự phân định các nhiệm công việc giống như các doanh nghiệp Nhật Bản. Thông thường, cấp trên đưa ra quyết định cuối cùng và định hướng, sau đó giao nhiệm vụ cụ thể cho cấp dưới thực hiện. Đây là một quá trình một chiều, phân cấp.

Điểm khác biệt của những công ty như thế so với các công ty Nhật Bản là việc hoạch định và thực hiện là hai nhóm song song chứ không phải mối quan hệ theo thứ bậc. Người hoạch định cũng là những người gắn kết trực tiếp với người nhận nhiệm vụ ở cấp cơ sở (ngụ ý chỉ cấp thực hiện-triển kha). Họ không chỉ phải hoạch định công việc mà còn chịu trách nhiệm về việc thực hiện thực tế những đầu việc. Sau khi thực hiện thực tế, họ có thể giao lại cho nhóm triển khai thực hiện thường xuyên hàng ngày. Ở cấp độ toàn diện của một công ty có hoạt động hoạch định, và ở trong nội bộ mỗi phòng cũng có thể chứa bộ phận hoạch định và bộ phận thực thi.

Bộ các khái niệm liên quan đến Hoạch định như vậy có ít nhiều sự tương đồng với triết lý vận hành trong thời nhà Đường của Trung Quốc. Thể hiện rằng, việc phân chia các bộ phận thuần túy  theo sự phân chia trách nhiệm đã có từ thời xưa. Cơ cấu “tam tỉnh” trong chế độ tam tỉnh lục phủ được phát minh vào thời nhà Đường là một sáng kiến ​​về mặt thể chế rất thông minh: công việc của thừa tướng thời Tần và nhà Hán được chia thành ba bộ: Trung thư tỉnh (Hoạch định), Môn hạ tỉnh (đánh giá, phê duyệt, thẩm hạch) và Thượng thư tỉnh (thi hành). Thiết kế hệ thống này đã giúp tránh việc thừa tướng có quyền quyết định cuối cùng, bởi nếu không có thể dẫn đến tình trạng tập trung quyền lực quá mức.

Hoạt động hoạch định và thực thi của người Nhật Bản có sự tương đồng với hệ thống thể chế như đã mô tả ở trên, nhiều doanh nghiệp hiện đại ngày nay cũng có nhiều tư tưởng áp dụng giống như vậy.

Cả hai hình thức hoạt động của Trung Quốc và Nhật Bản đều có những nét cổ xưa. Quản lý doanh nghiệp của Trung Quốc có nét tương đồng với hệ thống nhà Tần, trong khi một số doanh nghiệp Nhật Bản có thể mang một số đặc trưng của hoạt động tương tự như như thời nhà Đường.

3, Bộ phận lập Hoạch định tương ứng với bộ phận nào của các công ty nước ngoài ở Châu Âu và Mỹ?

Rất khó để tìm được một vị trí hoặc phòng ban hoàn toàn tương ứng về “Hoạch định” trong các công ty Nhật Bản tại các công ty châu Âu và Mỹ. Họ gọi chung tất cả các chức năng “phi thực hiện” là ” hoạch định” . Công việc cụ thể phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh thực tế của công ty và phòng ban.

Nhật Bản có các công ty hoạch định chuyên biệt (planning companies), tương đương với các công ty tư vấn quản lý, công ty lập kế hoạch tiếp thị và công ty gia công thiết kế ở Châu Âu và Hoa Kỳ.

Ví dụ, một số công ty không biết cách giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện hoạt động vận hành kinh doanh-sản xuất, họ sẽ thuê một công ty tư vấn chuyên biệt để hoạch định, ở Nhật Bản gọi là công ty hoạch định toàn diện (tổng hợp).

Ví dụ, các công ty cung cấp ý tưởng quảng cáo, chiến lược và kế hoạch tuyên truyền tổng thể được gọi là công ty hoạch định quảng cáo ở Nhật Bản .

Hay như việc nhiều nhà máy chưa biết cách thiết kế sản phẩm nên họ sẽ muốn các công ty thiết kế thuê ngoài cung cấp dịch vụ R&D, thiết kế và phát triển trọn gói, tại Nhật Bản gọi là công ty hoạch định sản phẩm.

Các công ty lớn của Nhật Bản có một phòng hoạch định riêng ở cấp công ty, chịu trách nhiệm về định hướng và mục tiêu của toàn bộ công ty. Mỗi phòng ban cũng có một nhóm hoạch định chịu trách nhiệm cải thiện các KPI thực thi của phòng ban.

Ví dụ, đối với công ty từ to C (bán hàng hướng đến người tiêu dùng), toàn bộ bộ phận hoạch định của công ty thực chất tương đương với bộ phận nghiên cứu phát triển thương hiệu (brand development) trong phòng thị trường của các công ty châu Âu và châu Mỹ, tập trung vào việc xây dựng chiến lược thương hiệu và lập kế hoạch cho sản phẩm mới.

Ví dụ khác, trong một công ty sản xuất, bộ phận hoạch định tương đương với nâng cấp hoạt động (operating exellence) và cải tiến tinh gọn (kaizen) ở các công ty châu Âu và Mỹ. Sứ mệnh cốt lõi của họ là đạt được sự cải tiến liên tục và sự xuất sắc trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, bằng cách tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Một người làm trong ngành sản xuất đã hỏi ý kiến ​​mình và nói rằng, công ty có kế hoạch chuyển anh ấy sang vị trí hoạch định, nhưng anh ấy không biết vị trí đó là gì. Xem xét lý lịch của anh ấy, mình đoán công ty có thể muốn anh ấy làm việc trong các lĩnh vực liên quan đến sản xuất tinh gọn. Quả thực, anh ấy cho biết công ty gần đây đã thuê một công ty tư vấn tinh gọn của Nhật Bản để cải thiện quy trình sản xuất.

Ngoài ra còn có các nhóm trong các phòng ban chịu trách nhiệm về chức năng hoạch định. Ví dụ, trong phòng bán hàng, trách nhiệm của nhân viên bán hàng là trực tiếp đối mặt với khách hàng và đạt được các mục tiêu bán hàng đã đặt ra, trong khi hoạch định bán hàng (hay hoạch định kinh doanh) không trực tiếp đối mặt với khách hàng mà phân tích thị trường, xây dựng chiến lược bán hàng, chính sách khuyến mại và đào tạo nhân viên bán hàng để tăng doanh số cũng như thị phần của các sản phẩm, dịch vụ trong công ty.

Giảm chi phí và tăng hiệu quả là chức năng của việc hoạch định, trong khi ở các công ty châu Âu và Mỹ, đó là chức năng của từng phòng ban.

4. Chất liệu văn hóa của Hoạch định

Nhiều công ty cũng đang học hỏi hệ thống hoạch định của các công ty Nhật Bản, nhưng một số trong đó chỉ học hình thức chứ không học cốt lõi. Họ chỉ lập một phòng ban hoặc nhóm riêng cho chức năng hoạch định và chỉ yêu cầu kết quả mà không trao cho họ quyền hạn, vị thế, tiếng nói. Họ cũng không chú ý đến mối liên hệ giữa hoạch định với các phòng ban khác nhau, dẫn đến mâu thuẫn nội bộ nghiêm trọng.

Về cơ bản có hai vấn đề:

1, “Quan huyện khó mà bằng người quản lý hiện thời.” Nhóm hoạch định không có đủ tiếng nói và quyền ra quyết định, điều này gây khó khăn cho việc thúc đẩy hiệu quả trong thực hiện các ý tưởng và chiến lược sáng tạo mà nhóm đề xuất.

2, Công việc của nhóm hoạch định thiếu sự hỗ trợ trên thực tế, và nhóm thực thi thường bối rối về định hướng của kế hoạch được hoạch định, thậm chí phản đối vì họ không thể tham gia đầy đủ vào quá trình hoạch định ban đầu.

Lý do khiến các công ty Nhật Bản thành công đến vậy do nhiều yếu tố, nhưng khi xét lại lịch sử, người ta nhận thấy triết lý hoạch định của nhiều doanh nghiệp Nhật có những nét tương đồng với thời kỳ kỳ nhà Đường (của Trung Quốc), hoặc có lẽ đây là cốt lõi của văn hóa Đông Á.

Văn hóa Nho học chủ trương tập thể, hòa hợp và có tính trật tự. Vào thời nhà Đường, mặc dù nhiệm vụ của thừa tướng được chia thành ba tỉnh, nhưng ba tỉnh này không hoạt động độc lập hoặc riêng biệt. Người đứng đầu Tam tỉnh vẫn sẽ làm việc cùng nhau vào buổi sáng và thảo luận các vấn đề trong nghị đường. Cái gọi là ba bộ đã được hợp nhất thành một. Chỉ đến buổi chiều, họ mới trở về các bộ phận tương ứng của mình để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Trung thư tỉnh (hoạch định) có vị thế cao nhất, tiếp theo là Môn hạ tỉnh (chỉ có quyền thẩm nghị, đánh giá, xem xét), và Thượng thư tỉnh (thực thi) có địa vị thấp nhất.

Hoạt động hoạch định trong các công ty Nhật Bản có vị thế cao nhất, nhưng không tách biệt với nhóm thực thi. Thay vào đó, họ làm việc chặt chẽ với nhau thông qua việc ra quyết định đồng thuận. Nhóm thực thi bắt đầu tham gia thảo luận trong giai đoạn đầu của giai đoạn hoạch định. Mô hình này giúp giảm xung đột giữa các phòng ban.

Có một liên kết rất quan trọng trong hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota được gọi là 3P (Quy trình chuẩn bị sản xuất). Khái niệm cốt lõi là để nhóm sản xuất tham gia sâu vào thiết kế và hoạch định trong giai đoạn đầu của quá trình phát triển sản phẩm. Phương pháp này đặc biệt nhấn mạnh vào sự hợp tác giữa các phòng ban, và tránh các vấn đề sau này do sự ngắt kết nối giữa thiết kế cùng với sản xuất, bằng cách xem xét đầy đủ các nhu cầu hay hạn chế thực tế của sản xuất trong giai đoạn nghiên cứu, phát triển.

Các công ty Nhật Bản ủng hộ việc ra quyết định tập thể. Trước khi thực hiện bất kỳ đề xuất nào, tất cả các phòng ban đều phải tham gia thảo luận. Nếu bất kỳ ai không đồng ý, họ phải tranh luận. Cuối cùng, tất cả các phòng ban phải nhất trí để hình thành một kế hoạch (Plan). Đây cũng là lý do tại sao các công ty Nhật Bản thường được nhìn nhận là có những động thái tương đối chậm, nhưng cũng chính vì vậy mà một khi kế hoạch bước vào giai đoạn triển khai, thường có ít trở ngại, hạn chế được nhiều tranh cãi hơn, tiến độ cũng suôn sẻ hơn. Nhưng thực ra có một nhược điểm đáng kể, đó là quyết định tập thể cũng đồng nghĩa là trách nhiệm tập thể. Nếu mọi người đều có trách nhiệm, thì trên thực tế không có ai chịu trách nhiệm, và một khi vấn đề xảy ra, rất khó tìm ra người chịu trách nhiệm.

Có một điểm nhấn nổi tiếng thế giới trong các cuộc họp công ty Nhật Bản: các cuộc họp luôn rất hòa thuận. Không có các cuộc thảo luận phức tạp hay tranh cãi gay gắt. Giống như mọi thứ đã được quyết định và chỉ còn chờ thông báo chính thức.

Điều này không có nghĩa là người Nhật không có ý tưởng khi họ họp, mà là họ tập trung giải quyết các vấn đề một cách riêng tư trước khi họp.

Bất kỳ tranh chấp nào cũng nên được giải quyết ngoại tuyến và đạt được sự đồng thuận trước khi đưa ra các cuộc họp chính thức. Người Nhật gọi văn hóa này là “nemawashi” – trong tiếng Nhật Bản, từ này là根回し, bao gồm việc đạt được những thỏa thuận riêng để đảm bảo sự hòa hợp trong các cuộc họp chính thức. Nhưng nhược điểm cũng rất rõ ràng. Việc theo đuổi sự hòa hợp mang tính chất “có lệ” quá mức sẽ che giấu những vấn đề thực sự.

Một cách tổng quát, trong Case (trường hợp) thực tế liên quan đến những doanh nghiệp Nhật Bản trên đây, phần nào đó đã giúp chúng ta thấu hiểu sâu hơn đối với Hoạch Định (PLANNING). Nếu bạn có những câu hỏi liên quan, hoặc các câu hỏi về Mô hình kinh doanh, khởi nghiệp, bạn có thể gửi inbox về cho Lương trong phần giới thiệu trên Menu.

NHỮNG CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA HOẠCH ĐỊNH LÀ GÌ?

1, ‌Phát triển kế hoạch

Dựa trên mục tiêu của dự án hoặc hoạt động, phân tích các yếu tố như nguồn lực, môi trường và nhóm mục tiêu để xác định nội dung, hình thức và các bước thực hiện cụ thể của dự án.

‌2, Thiết kế sáng tạo

Thiết kế chủ đề, nội dung, định dạng, v.v. độc đáo để thu hút sự chú ý và sự tham gia của nhóm mục tiêu.

3, Tích hợp và phân bổ tài nguyên hợp lý

Bao gồm việc phân bổ và quản lý nguồn nhân lực, nguồn lực vật chất và nguồn lực tài chính, cũng như giao tiếp và phối hợp với các phòng ban, nhóm khác nhau.

4, ‌Thực hiện và Giám sát‌

Chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát dự án, theo dõi tiến độ dự án, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và đánh giá cũng như cung cấp phản hồi về kết quả dự án.

5, Đánh giá những yếu tố thu về

Tiến hành đánh giá và phản hồi sau khi dự án hoàn thành, đồng thời phân tích những kinh nghiệm thành công, những hạn chế của dự án.

CÁC CHỨC NĂNG CỦA HOẠT ĐỘNG HOẠCH ĐỊNH LÀ LÀM NHỮNG GÌ?

Thật khó để mô tả chỉ trong một câu những gì mà hoạt động hoạch định làm. Nếu dùng hình tượng các nhân vật lịch sử để giải thích chức năng của hoạch định. Chúng ta có thể lấy nhân vật Gia Cát Lượng từ thời Tam Quốc để mừng tượng. Đối với những người ra quyết định, Hoạch định đóng vai trò là cố vấn quan trọng; đối với phòng bán hàng, hoạt động hoạch định đóng vai trò là người tham mư hoạt động.

Nếu mô tả dễ hiểu hơn trong thời hiện đại về hoạch định, thì họ là người đề ra đề ra tầm nhìn, mục tiêu, xây dựng phương hướng, lộ trình và giám sát việc thực hiện kế hoạch.

Về mặt chuyên môn, chức năng chính của Hoạch định bao gồm và không giới hạn như sau:

1, Tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp một cách sáng tạo .

2, Tiến hành nghiên cứu bối cảnh, thị trường, thu thập thông tin ngành, nghiên cứu xu hướng phát triển của ngành, cung cấp dữ liệu và thông tin chiến lược để ban lãnh đạo của tổ chức, doanh nghiệp ra quyết định.

3, Hỗ trợ ban quản lý cấp cao trong việc đặt ra các mục tiêu dài hạn và lập kế hoạch theo từng giai đoạn một cách có hệ thống cho các mục tiêu đó.

4, Xây dựng các quy định, quy chế, quy trình làm việc khác nhau để điều chỉnh hành vi của nhân viên trong tổ chức (bao gồm công ty)

5, Hình thành và phổ biến văn hóa tổ chức, doanh nghiệp.

6, Xây dựng chính sách vĩ mô về bán hàng và kế hoạch tiếp thị, trình phê duyệt và giám sát việc thực hiện

7, Phát triển và tích hợp sản phẩm, xây dựng kế hoạch định giá, khuyến mãi, theo dõi và đánh giá các chương trình khuyến mãi sản phẩm.

8, Nghiên cứu, quản lý, thiết lập Vòng đời sản phẩm, xây dựng thương hiệu.

9, Theo dõi, phản hồi và đánh giá chi phí khuyến mại và chi phí quảng cáo.

10, Hợp tác với các bộ phận để đạt được mục tiêu trong vận hành thực thi và nâng cao hiệu quả của công ty.

11, Cung cấp kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, trình phê duyệt và tổ chức thực hiện

12, Chịu trách nhiệm thu thập, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và nộp dữ liệu cho bộ phận cần sử dụng.

LÝ DO CẦN ĐẾN HOẠCH ĐỊNH

Khi tổ chức doanh nghiệp còn ở quy mô nhỏ, sự phát triển có thể được thúc đẩy bởi bản năng, và quyết định có thể được đưa ra bởi một vài người thông qua sự giao tiếp ít ỏi. Một con tàu nhỏ sẽ dễ dàng quay đầu hơn và ngay cả khi đưa ra quyết định sai lầm thì cũng không gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho tổ chức hay công ty.

Khi một doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, bất kỳ quyết định nào cũng cần có đủ cơ sở. Nếu không, một quyết định sai lầm có thể khiến công ty rơi vào tình trạng suy thoái. Điều này đòi hỏi một bộ phận chuyên môn để thu thập thông tin và cung cấp đủ căn cứ cho việc ra quyết định.

Đồng thời, bộ phận này cũng phải tối ưu hóa một cách sáng tạo với các nguồn lực của công ty , đặt ra các mục tiêu dài hạn cho công ty, lập kế hoạch theo từng giai đoạn, định hình và tích hợp văn hóa doanh nghiệp, xây dựng các quy tắc và quy định khác nhau, nghiên cứu và phát triển, cải tiến và tích hợp các sản phẩm, xây dựng chiến lược và chiến thuật, theo dõi, sửa đổi và giám sát việc thực hiện các chiến lược, chiến thuật. Đây chính là thời điểm hoạt động hoạch định được trọng dụng.

Hoạch định là ngọn hải đăng và việc thực thi là con tàu. Hoạch định sẽ thiết lập lập quy tắc về mặt lý luận, còn thực thi sẽ triển khai thực hiện. Hoạch định là xem xét và đánh giá cấp độ cao mang tính ý thức, trong khi thực thi là tìm cách đạt được kết quả ở cấp độ tư duy. Hầu hết các nhà hoạch định đều có quan điểm phát triển.

Ngoài việc theo đuổi hiệu quả hay doanh số ngắn hạn, họ còn cân nhắc nhiều hơn đến tương lai mang tính chất dài hạn của tổ chức. Giống như trước khi có Gia Cát Lượng , Lưu Bị đã thắng nhiều trận, nhưng sau 3 lần Lưu Bị tới lều tranh của Gia Cát Lượng, Lưu Bị đã thắng nhiều trận hơn và cũng tránh được nhiều thất bại hơn.

Hoạch định không chỉ giải quyết vấn đề ở hiện tại, các tổ chức hay công ty không có bộ phận hoạch định có thể hoạt động tốt trong quá khứ, nhưng với bộ phận hoạch định, họ có thể hoạt động tốt hơn hiện tại và trong tương lai.

NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

Bởi tầm quan trọng và tính phổ rộng, tính hệ thống của hoạch định nên rất khó để có một định nghĩa vừa ngắn gọn hay chính xác về Hoạch định. Nhiều nhà hoạch định Nhật Bản cho rằng, hoạch định là sự khôn ngoan để đạt được kết quả tốt hơn thông qua các hoạt động thực tế và đó là hành động sáng tạo thông minh, có tính trí tuệ; Trong tư liệu về kinh doanh, quản lý doanh nghiệp bởi Harvard của Mỹ tin rằng hoạch định có tính trình tự, “về cơ bản hoạch định là hành vi lý tính có sử dụng trí tuệ”; nhà hoạch định nổi tiếng Vương Chí Cương (Trung Quốc) có một cách phân tích về Hoạch định như sau: Hoạch định là mọi con đường đều dẫn đến Rome và người Hoạch định phải tìm con đường gần nhất.

Với trên nhiều năm kinh nghiệm và kết hợp phân tích thông tin có liên quan trong và ngoài nước, mình hiểu rằng: Hoạch định là hoạt động có hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tích hợp các nguồn lực sẵn có, và xây dựng sáng tạo các giải pháp có hệ thống, khả thi để đạt được hoặc vượt trên các mục tiêu mong đợi.

1, HOẠCH ĐỊNH XUẤT PHÁT TỪ MỤC TIÊU

Mục tiêu là điểm khởi đầu của hoạch định. Không có mục tiêu, không thể bắt đầu hoạch định hay lập kế hoạch. Mục tiêu phải rõ ràng và mỗi khía cạnh của bản hoạch định cần bao gồm phân bổ nguồn lực, đổi mới và sáng tạo, thiết kế quy trình, truyền thông và thực hiện, hoạt động hoạch định cần xoay quanh mục tiêu.

Hầu hết các kế hoạch thường chỉ nhằm đạt được một mục tiêu duy nhất, nhưng một số kế hoạch dự án lớn cũng có thể có nhiều mục tiêu, bao gồm mục tiêu chính và mục tiêu phụ, mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu cá nhân và mục tiêu của nhóm, nhưng cốt lõi vẫn là mục tiêu chính và các mục tiêu khác đạt được trong quá trình hoàn thành mục tiêu chính.

Mục tiêu liên quan đến mọi khía cạnh của cá nhân, gia đình, nhóm, doanh nghiệp, tổ chức và thậm chí là một khu vực hoặc quốc gia. Bất kỳ vấn đề nào mà mọi người muốn giải quyết hoặc mục đích mà họ muốn đạt được đều có thể là mục tiêu. Mục tiêu của một người trẻ là theo đuổi hình ảnh thần tượng của mình, mục tiêu của cha mẹ là đạt được sự hòa hợp trong gia đình, mục tiêu của một công ty là đạt được tăng trưởng doanh số, và mục tiêu của một khu vực hoặc một quốc gia là phát triển nền kinh tế và nâng cao khả năng cạnh tranh. Tất nhiên đây là những mục tiêu lớn.

2, PHÂN BỔ VÀ TÍCH HỢP NGUỒN LỰC LÀ YẾU TỐ QUAN TRỌNG CỦA HOẠT ĐỘNG HOẠCH ĐỊNH

Phân bổ và tích hợp nguồn lực là điều kiện cần thiết để đạt được mục tiêu. Ngay cả một đầu bếp giỏi cũng không thể nấu ăn mà không có gạo. Để đạt được mục tiêu của hoạt động hoạch định, cần phải phân bổ nguồn lực tương ứng, nhưng sức hấp dẫn và giá trị của việc hoạch định nằm ở việc tích hợp các nguồn lực, sử dụng ít nguồn lực nhất để đạt được kết quả tốt nhất hoặc sử dụng các nguồn lực đã cho để đạt được kết quả vượt quá mong đợi.

Phân bổ nguồn lực đề cập đến các nguồn lực nhất định, là các nguồn lực hữu hình như ngân sách, nhân sự, vật liệu, v.v.

Tận dụng tối đa các nguồn lực này để đạt được mục tiêu là yêu cầu tối thiểu của một bản hoạch định, bản kế hoạch trong hoạch định. Việc hoạch định thường liên quan đến các nguồn lực hạn chế hoặc không đủ, và đòi hỏi sự kết hợp của các nguồn lực vô hình, bao gồm các mối quan hệ tự nhiên, xã hội, nhân văn, cá nhân, cảm xúc, quan hệ công chúng, sự nhàn rỗi, thay thế, bổ sung, chia sẻ, v.v.

Những yếu tố phổ biến đó là việc Gia Cát Lượng mượn gió đông cho Đông Ngô, mượn tên từ thuyền rơm. Đây cũng là những điểm khơi nguồn cho người hoạch định, để từ đó tạo ra những đề xuất hoạch định chứa giá trị nhiều nhất, với nguồn lực tối ưu nhất.

3, SÁNG TẠO VÀ ĐỔI MỚI RẤT CẦN THIẾT TRONG HOẠCH ĐỊNH

Lập kế hoạch là một quá trình ra quyết định đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới trong toàn bộ quá trình. Mọi khía cạnh của việc hoạch định, bao gồm thời gian, địa điểm, chủ đề, giao tiếp, quy trình, tích hợp nguồn lực và thực hiện, đều đòi hỏi sự đổi mới và sáng tạo.

Chỉ phụ thuộc vào tình hình thực tế để xem xét khía cạnh nào cần tập trung vào đổi mới nhằm đạt được mục tiêu tốt hơn.

Ví dụ, đối với một số sự kiện theo mùa và chịu ảnh hưởng lớn về thời gian, việc hoạch định – sắp xếp thời gian là quan trọng nhất; đối với sự kiện quan hệ công chúng, chủ đề đòi hỏi sự sáng tạo nhất; và đối với sự kiện có mục tiêu chính là truyền thông, phương tiện truyền thông là yếu tố đổi mới quan trọng nhất.

4, HOẠCH ĐỊNH PHẢI KHẢ THI

Nếu không khả thi, hoạch định chỉ có thể được gọi là sáng tạo, ý tưởng hoặc suy nghĩ. Hoạch định là giải quyết vấn đề một cách sáng tạo có hệ thống trong những điều kiện nhất định để đạt được kết quả tốt nhất với ít nguồn lực nhất.

Nếu chỉ có những ý tưởng vu vơ hoặc sáng tạo, nhưng lại không khả thi trong điều kiện thực tế, thì đó không được gọi là hoạch định.

Dưới đây là những hoạt động chính một tổ chức hay công ty tư vấn hoạch định chiến lược thường làm để mang đến lợi ích cho tổ chức của mình hoặc của khách hàng.

1, Cung cấp chuyên môn và kinh nghiệm

Các công ty tư vấn hoạch định chiến lược doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn, có thể giúp các công ty phát triển các mục tiêu và chiến lược khả thi.

Các công ty tư vấn có thể cung cấp các dịch vụ như phân tích thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và phân tích khách hàng để giúp đối phương hiểu được môi trường bên ngoài và nguồn lực nội bộ, đồng thời phát triển các kế hoạch chiến lược phù hợp với chính công ty.

Các công ty tư vấn hoạch định chiến lược doanh nghiệp cũng có thể cung cấp cho các công ty chiến lược thị trường, kế hoạch phát triển kinh doanh tùy chỉnh bằng cách nghiên cứu xu hướng thị trường, hành vi người tiêu dùng và chiến lược của đối thủ cạnh tranh.

2, Phát triển các mục tiêu và chiến lược khả thi trong hoạch định

Mục tiêu chính của công ty tư vấn hoạch định chiến lược doanh nghiệp là giúp các công ty phát triển các mục tiêu và chiến lược khả thi. Điều này đòi hỏi các công ty tư vấn phải hiểu sâu sắc về hoạt động kinh doanh, thị trường và môi trường cạnh tranh của công ty, đồng thời cung cấp các dịch vụ tư vấn tùy chỉnh dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế của khách hàng.

Khi xây dựng mục tiêu và chiến lược, các công ty tư vấn hoạch định chiến lược doanh nghiệp sẽ xem xét các yếu tố như sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty cũng như môi trường bên ngoài, nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các yếu tố khác.

Dựa trên những yếu tố này, các công ty tư vấn sẽ xây dựng các kế hoạch chiến lược khả thi và có thể thực hiện được để giúp các công ty đạt được mục tiêu dài hạn.

3, Thiết kế một khuôn khổ quản lý chiến lược hiệu quả khi hoạch định

Các công ty tư vấn hoạch định chiến lược cũng sẽ giúp các công ty thiết kế và triển khai các khuôn khổ quản lý chiến lược hiệu quả, từ đó đảm bảo việc thực hiện hoạch định chiến lược được suôn sẻ.

Điều này bao gồm việc xác định các chỉ số đánh giá hiệu suất chính (KPI), xây dựng kế hoạch phân bổ ngân sách và nguồn lực, cũng như thiết lập tổ chức và quy trình.

Bằng cách thiết lập một khuôn khổ quản lý chiến lược hiệu quả, các công ty có thể kiểm soát tốt hơn quá trình hoạch định và thực hiện chiến lược để đảm bảo đạt được mục tiêu.

4, Xây dựng một đội ngũ nội bộ khi hoạch định

Các công ty tư vấn hoạch định chiến lược cũng có thể giúp các doanh nghiệp xây dựng những nhóm nội bộ để thực hiện các kế hoạch chiến lược.

Các công ty tư vấn có thể cung cấp đào tạo, hướng dẫn và huấn luyện để giúp các nhóm nội bộ hiểu rõ chi tiết về chiến lược, cũng như các bước triển khai. Điều này giúp đảm bảo năng lực và sự tự tin của các nhóm nội bộ hiểu rõ hơn, đồng thời tuân thủ các kế hoạch chiến lược trong quá trình triển khai.

5, Đánh giá và giám sát

Các công ty tư vấn hoạch định chiến lược cũng có thể giúp các doanh nghiệp đánh giá và giám sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược của họ. Đơn vị tư vấn hoạch định có thể cung cấp dịch vụ thiết kế và triển khai các chỉ số hiệu suất chính, hay hệ thống giám sát để đảm bảo các kế hoạch chiến lược do công ty triển khai vẫn có hiệu quả trong bối cảnh thị trường luôn thay đổi.

Điều này giúp các công ty theo dõi sự thành công và hiệu quả của các kế hoạch chiến lược và thực hiện những điều chỉnh cải tiến kịp thời cho hoạt động hoạch định và các vấn đề liên quan.

Nhìn chung, hoạt động hoạch định không chỉ dừng lại ở sự tính toán cơ bản, mà đó là sự chuẩn bị, thấu hiểu thị trường, bối cảnh, tình hình năng lực, dựa trên mục tiêu, tầm nhìn…để hoạch định những cách thức thực thi tốt nhất, nhằm đạt mục tiêu, mục đích trong phát triển tổ chức hoặc doanh nghiệp.